OJTとは？OFF-JTの違い、負担を減らして効果を出す方法も解説！
OJT（On the Job Training）は、実務を通じてスキルと知識を磨くもので、新人や未経験者の早期戦力化に非常に効果的です。
一方で、OJTの意味や効果を理解して業務で取り入れている方の中には「新入社員が配属されたけど、業務のスキルや知識を効率的に教えたい！」「効果的なOJTの実施方法を学んで、新入社員や社員のスキル習得をサポートしたい！」「OJTの実施方法や効果的なトレーニングの方法に関する情報を知りたい！」といったお悩みを抱いているのではないでしょうか。
そこでこの記事では、OJTの概要からOFF-JTとの違いや効果的な組み合わせ方の事例、教える側と教わる側双方の負担を減らしながらOJTの効果を出す方法について、OJTでさまざまな課題に直面しやすい製造業の現場を代表例にご紹介します。
現場改善ラボでは、効果的なOJT実践法についての解説動画を視聴できます。
詳細は下記セミナーをご覧ください。
目次
OJTとは？OFF-JTとの違いや適切な組み合わせ
まず、OJTの概念についてよく比較されるOff-JTの違いを交えながら解説します。
OJTとは？
OJT(On the Job Training)とは、新入社員など業務未経験者に対して、実務を通して業務に必要な知識やスキルを教育することです。
配属された部署の上司や先輩社員がOJT担当者となる場合が多く、新人1名に対し複数のOJT担当者が就くこともあります。OJT担当者と新人が一対一で教育するため、新人の作業ペースや理解度に合わせて進められます。例えば、新入社員が営業の業務を担当する場合、OJTを通じて先輩社員の営業交渉の様子を直接見ることで、実際の顧客とのやり取りのコツや注意点を学ぶことが可能です。
OJT教育は、実際の業務に従事している先輩社員の仕事ぶりを目の当たりにできるので、より実務に直結する知識やスキルを習得できるでしょう。
OFF-JTとの違い
OJTとよく比較される教育方法としてよくあげられるのがOFF-JT（Off the Job Training）です。OJTが実務を通した教育であるのに対し、OFF-JTは、実務から離れ、研修やセミナーを通した教育のことを指します。
具体的には以下のような研修やセミナーがあります。
- ビジネスマナー研修
- 配属前の新人研修
- 外部が主催する資格取得セミナー
例として、ビジネスマナー研修では、社会人としての基本的なマナーやビジネスシーンでの振る舞いを学ぶことが可能です。また、配属前の新人研修では、会社のビジョンやミッション、業務の基本的な流れなどを学べます。
OFF-JTでは、業務に必要な知識を体系的に学べるため、業務全体像の把握に役立ちます。業務全体を俯瞰して見渡すことで、広い視野をもって業務に取り組めるでしょう。OFF-JTで学んだ知識を使ってOJTで実践するなど、OFF-JTとOJTを組み合わせて活用することでより効果的な社員教育が期待できます。
OJTとOFF-JTの適切な組み合わせは？
適切な組み合わせ方
OJTとOFF-JTの研修方法を効果的に組み合わせることで、現場のスキルアップや業務改善を実現することが可能です。OJTとOFF-JTの適切な組み合わせについて次の4つを解説します。
- OFF-JTで知識をインプット
- OJTで知識をアウトプット
- OFF-JTで交流に注力
- OFF-JTで知識習得
OFF-JTで知識をインプット
新入社員や未経験者が現場に参加する際、OFF-JTを先行させることで、基本的な知識や技術の土台を築くことが可能です。製造業の現場は複雑で、はじめての業務に取り組む際には基本的な知識が不可欠となります。たとえば、製造業の安全基準や機械の基本操作方法をOFF-JTで学ぶことで基礎的な知識が理解できるため、OJT時にはスムーズに業務に取り組めるでしょう。
また、一度の研修だけでは十分な知識やスキルを身につけることは難しいため、OJTでのインプット後にOFF-JTを取り入れることで、さらなるスキルアップや知識の深化を図ることが可能です。たとえば、現場で初歩的な機械操作をマスターした後、OFF-JTで中級レベルの機械の操作やトラブルシューティングの方法を学ぶことで、さらなるスキルアップを目指せるでしょう。
OJTで知識をアウトプット
OFF-JTで得た知識を実際の現場でアウトプットするのがOJTの役割です。知識は実際の業務で使われることで初めて定着するため、OJTはいい機会になります。たとえば、OFF-JTで学んだ安全基準を実際の作業場面で適用し、結果をフィードバックとして受け取ることで、知識の定着を図ることが可能です。
OFF-JTで交流に注力
OJTだけではなく、OFF-JTを通じての社員間の交流も重要です。社員同士のコミュニケーションを通じて、新入社員や未経験者が組織にスムーズに馴染むことができます。たとえば、OJTの合間にOFF-JTを取り入れ、QCサークル（小集団改善活動）といった業務を行うことで、社員間の絆も深められるでしょう。
QCサークルの概要や上手く進めるポイントについては、以下の記事をご覧ください。
関連記事：【事例付】QCサークル（小集団改善）活動の進め方とは？メリットやデメリットなども解説
OJTとOFF-JTを効果的に組み合わせている製造業の事例
OJTとOFF-JTを効果的に組み合わせている事例として、新日本工機株式会社における製造現場の取り組みをご紹介します。工作機械や遠心力鋳造管、産業機械の製造と販売を手がける同社では、人材育成に特に力を入れており「教育道場」という独自のプログラムを展開しています。
以前まではOJTの一環で「先輩の横で見て学ぶ」ことが中心で、新人の早期戦力化に課題がありました。そこでOFF-JTの一環で教育道場を展開し、現場作業を熟知するマイスターと呼ばれるベテラン社員から全ての基本作業を教えているため、教え漏れが無くなり早期戦力化につながっています。
新日本工機株式会社の取り組みは、OJTとOFF-JTを効果的に組み合わせている好事例と言えるでしょう。この取り組みについてさらに知りたい方は、新日本工機株式会社の取材記事もご覧ください。
関連記事：ものづくりで不可欠な『人の力』を引き出す新日本工機の教育改善
新人教育や研修でOJTを行う目的
OJTの最大の目的は、新人が実際の業務現場での経験を通じて、必要なスキルや知識を効率的に習得することです。実際の業務を通じて学ぶことで、理論だけでは得られない実践的な知識や技術を身につけることができます。
たとえば、製造業の現場では、機械の操作方法や製品の品質管理など、実際に手を動かして経験することでしか習得できない技術が数多く存在します。OJTを通じて、新人は先輩社員から直接指導を受けながら、技術やノウハウを効率的に学ぶことが可能です。
また、新人が実際の業務を通じて成功体験を積むことで、業務に対するモチベーションや自信を向上させられます。成功体験は新人の自己効力感を高め、業務に対する熱意や意欲を引き出す効果もあるでしょう。
OJTのメリット
OJTには教育を受ける新人と、OJTを行う担当者側それぞれにメリットがあります。ここでは以下の5つのメリットを詳しく解説します。
- 実務を通して実践的なスキルを学べる
- 人間関係を構築しやすい
- フィードバックを受けられる
- 外部講師を雇うなどの外注費用がかからない
- OJT担当者の指導スキルがあがる
実務を通して実践的なスキルを学べる
OJTは実務を通して学ぶ方法であるため、業務をしながら必要な知識をすぐに習得できます。仕事を成し遂げる感覚が身につき、求められる業務のペースや品質を把握しやすくなるでしょう。学んだ業務をすぐに実践できれば、即戦力としての活躍が期待できます。
人間関係を構築しやすい
OJT教育には、新人とOJT担当者間の円滑なコミュニケーションが不可欠です。とくに新入社員の場合、初めての職場や人間関係に不安を抱えているかもしれません。両者の信頼関係が強まれば、新人がOJT担当者にアドバイスを求めやすくなったり、OJT担当が新人に対して不明点がないか確認しやすくなったり、OJT教育も成果を出しやすいでしょう。
また、OJT担当者だけではなく、徐々に周辺担当者へ質問や相談する機会も増えれば、職場の人間関係を広げる効果が期待できます。
フィードバックを受けられる
OJT担当者から的確なフィードバックが新人を励まし、成長を促せます。フィードバックにより新人のモチベーションを高められれば、習熟度も上がるでしょう。
外部講師を雇うなどの外注費用がかからない
OJTは、基本的に社内の社員が担当するため、外部研修などの外注費用が削減できます。コストや手間をかけずに新人教育を実施したい会社にとって負担が少ない点がメリットといえるでしょう。
OJT担当者の指導スキルがあがる
OJTによって知識やスキルがあがるのは、教育を受ける新人側だけではありません。指導する側であるOJT担当者も、指導スキルの向上が期待できます。
OJTのデメリット、直面しやすい課題とは？
OJTにはメリットもある一方で、デメリットも存在します。ここではOJTのデメリットとして、以下の5つをご紹介します。
- トレーナーの余裕がなく中途半端になってしまう
- OJTという名の放置状態になってしまう
- トレーナーによって指導にバラツキがある
- OJT担当者の通常業務に支障がでる
- 指導スキル不足によってOJT内容が伝わらない
トレーナーの余裕がなく中途半端になってしまう
製造業は多くの場合、スケジュールがタイトであり、トレーナー自身が多忙な状況にあることが多いです。そのため、トレーナーの余裕がなく中途半端になってしまう可能性があります。結果としてOJTが中途半端になり、十分な指導ができないことからヒューマンエラーをきっかけとする品質不良やヒヤリハット、最悪の場合は労働災害の発生につながる恐れがあります。
たとえば、新しい機械の操作方法を教える際、トレーナーが他の仕事で忙しいと、短時間で指導を終えようとする可能性もあります。結果、新人は必要なスキルや知識を十分に身につけられず、後々に問題が発生する可能性が高まるので注意が必要です。
またトレーナーに余裕がないと、教わる側の新人は、聞きたいことがあっても、質問をためらってしまうかもしれません。そのため、あらかじめOJT業務負荷を見積もり、OJT担当の分担や、マニュアルの整備など、通常業務とのバランスを踏まえた配慮が必要です。
新人にも伝わりやすいマニュアルを作る方法は、専門家による解説動画を公開しているので併せてご覧ください。
OJTという名の放置状態になってしまう
一般的にOJT担当者は通常業務をこなしながらOJT教育を実施しています。OJT担当者が多忙な場合、新人はほとんど指導を受けずに放置されているケースも少なくありません。
OJT教育を担当しても、通常業務の負荷を調整してもらえなければ、OJT担当者の不満が積もるでしょう。また、OJT業務に対して会社が適切に評価しない場合、おのずと評価される通常業務を優先してしまい、OJTを後回しにしてしまいがちです。
また新人にとっても、OJT中に放置されることで新人も業務中に何をすればいいのかわからず双方に負担がかかる形になってしまいます。
たとえば、新人が製造ラインに配属された場合を考えてみてください。先輩が「君ができると思うまでやってみな」と指示するだけで、具体的な指導がない状況となったとしましょう。具体的な指導がない状況では、新人は自分で試行錯誤しなければならず、非効率な作業方法を身につけてしまう可能性があるので注意が必要です。
実際の事例として、日本クロージャー株式会社では新入社員を待たせてしまいOJTによる教育がうまく進まなかったという課題を抱えていました。その事例の概要と解決策は「事例1：日本クロージャー株式会社」でご紹介しています。
トレーナーによって指導にバラつきがある
トレーナーによって指導方法にバラつきがあり、結果として、新人の成長にもバラつきがでてしまう場合があります。OJT担当者の多くは、人材教育のプロではありません。自分のOJT方法に不安を感じながら教育している担当者もいるでしょう。
またOJT担当者が複数いる場合、人によって教える内容にもバラつきが出る恐れもあります。教わる内容にバラつきがあると、新人／新入社員の混乱を招いてしまいます。そのため、教える内容にバラつきが出ない仕組みづくりが必要です。
トレーナーの指導力不足でOJTの内容が伝わらない
どんなに実務における経験やスキルが高くても、人に教えるスキルも同様に高いとは限りません。トレーナーによって指導方法にバラつきがあり、結果として、新人の成長にもバラつきがでてしまう場合があります。OJT担当者の多くは、人材教育のプロではありません。自分のOJT方法に不安を感じながら教育している担当者もいるでしょう。新人／新入社員の混乱を招かないためにも、教える内容にバラつきが出ない仕組みづくりが必要です。
教えるスキルが不足していると、OJT内容が伝わらない内容がうまく伝わらず、新人の成長に影響してしまう可能性があります。実はトレーナーには、以下のような指導スキルがあることが望ましいとされています。
- ティーチング
- コーチング
- 伝え方
- オープンクエスチョン
しかし、これらすべてのスキルを兼ね備えた人材はなかなかいないかもしれません。そのため、指導側を育成する「OJT担当者要請研修」を実施するなど、OJT担当者の指導スキルアップの対策が必須となります。
ティーチング
「なぜこの作業が必要か（Why）」、「何をするのか（What）」、「どのようにするのか（How）」の3つを意識し、業務を正しく伝える力です。ただ単に作業内容を教えても、新人は作業の目的を理解していないないため、どのような点に気を付けて作業すればよいかわからないことがあります。そこでWhy、What、 Howを明確にし、業務を正しく伝えることが必要です。
コーチング
新人が自ら考えて行動できるようにサポートする力です。すべて教えるのではなく、新人が自分で答えを導き出せるように誘導します。
伝える力
難しい内容でも新人の理解能力や知識に合わせて言葉を選びながらわかりやすく伝える力です。また伝えた後、新人が理解しているか確認することも大切です。従来の「先輩の背中を見て学ぶ」などの教育方針はあまり通用しないでしょう。
オープンクエスチョン
新人が「はい」または「いいえ」で答えられてしまうような二者択一の質問ではなく、自由な発言を引き出す質問を行うことです。たとえば、新人が何かミスをした際、ミスを直接指摘するのではなく、「どうすればミスは起きなかったと思う？」とオープンクエスチョンで問いかけることで、新人が自ら理由を考える機会を与えられます。
製造現場の場合、これらの伝える力というのはベテランから若手への『技術継承』の取り組みでも求められます。技術伝承にお悩みの場合は次の記事もご覧ください。
関連記事：技術継承ができない6つの課題は？解決方法や効果的なツール、伝承事例を解説！
効果的にOJTを進めるポイント
効果的にOJTを進めるポイントとして、ここでは以下の3つを解説しましょう。
- 若手社員の不安を和らげる
- OJT担当者が内省する
- 教える側と教わる側がともに負担がかからない仕組みを作る
若手社員の不安を和らげる
製造業の現場は複雑であるため、はじめての作業や機械に触れる若手社員は不安を感じることが多いでしょう。若手社員の不安を取り除き、自信を持って作業に取り組んでもらうためには、まずは若手社員の理解を深めることが大切です。
また、定期的に若手社員にわからないところや不安な点を相談する機会をつくることで、指導者が忙しそうで質問できなかったということ自体も防ぐことができます。
たとえば、ある部品の組み立て作業を教える際、部品がどのような役割を持ち、どのような工程を経て完成するのかを説明することで、若手社員の理解を深め、不安を取り除くことが期待できるでしょう。
OJT担当者が内省する
OJTの質は担当者のスキルや意識に大きく左右されるため、OJT担当者／トレーナー自身が教え方や伝え方に問題がないか、常に内省し、改善の余地を探ることが求められます。
たとえば、ある作業の教え方が若手社員にとって難解であった場合、その原因を探り、より分かりやすい教え方を模索することが必要です。
教える側と教わる側がともに負担がかからない仕組みを作る
教える側も教わる側も、ストレスや負担を感じずに学びや教えを進められる仕組みを作ることが大切です。OJTは双方向のコミュニケーションが必要であり、一方的な教え方や受け身の学び方では効果的な理解にはつながりません。
たとえば、フィードバックの時間を設け、若手社員からの質問や意見を受け入れることで、より良いOJTの環境を作り上げることが可能です。教える側もOJTに集中できるように業務量を調整することで、少しでも負担を軽減することができるでしょう。
教える側／教わる側双方の負担を減らす方法
OJTを教える側と教わる側双方の負担を減らす方法として、OJTの内容を動画に置き換える方法が挙げられます。ここではOJTの動画の活用事例もあわせて解説します。
OJTを動画に置き換える
特に製造業や建設業のような、人／モノ／機械といったあらゆるものの動きが伴うような業界／業種では、動画マニュアルによる教育はOJTや文字ベースのマニュアルと違い、視覚的に情報を伝えられるため、理解度が格段にアップするため、OJTの大部分を置き換える手段となります。たとえば、製造現場の作業手順を動画で見ることで、文字ベースのマニュアルでは抜け落ちてしまいがちな、手順の変化点や流れ、ポイントを具体的に把握することが可能です。
また、動画はリアルタイムでの指導が不要となり、新人は自分のペースで何度でも繰り返し学べます。動画は自分が気になったときにいつでもアクセス可能なので、繰り返し視聴することで知識の定着を図ることができます。更にOJTのネックでもある、トレーナーへの質問をためらってしまうという点も解消できます。
動画マニュアルを導入してOJTの大部分を置き換えることで、教える側／教わる側双方の負担が減り、現場の作業効率向上はもちろん、教育の質の向上や時間の節約など、多岐にわたるメリットが期待できます。
動画マニュアルを簡単に作れる現場教育システム「tebiki」について
いざ動画マニュアルを内製化しようと進めると、以下のような課題に直面することが多いです。
- クリエイター向けの動画編集ソフトで機能を使いこなせない
- 作る人が属人化して特定の人に負荷がかかる
- 動画マニュアルを作る人がマニュアル化する作業を完全に理解している訳ではない
上記のような課題に直面すると、せっかく作成した動画マニュアルも伝わりづらく、形骸化してしまう恐れがあります。このような状態を防ぐためには「誰でも簡単に動画マニュアルが作れる」ようにすることが必要で、これを実現できるツールが現場教育システム『tebiki』です。
tebikiの編集画面は現場教育に必要な機能を厳選して取り揃えているため、一般的な動画編集ソフトと比較して非常にシンプルで分かりやすいものとなっています。そのためPCに慣れていないような、作業を熟知するベテランでも動画マニュアルを作ることができるため、作業のポイントが完全に盛り込まれている動画マニュアルを整備することができます。
また動画マニュアルの作成だけでなく、作成したマニュアルの一元管理や習熟度チェックなど現場教育に必要な機能が一気通貫で揃っているサービスです。tebikiの詳細については以下の資料も併せてご覧ください。
OJTの大部分を動画マニュアル化して教育を効率化させた企業事例
前述の通り、OJT教育にはメリット／デメリットそれぞれが挙げられます。このデメリットの解決策として現場教育システム『tebiki』を導入し、動画マニュアルを活用してOJTを減らし、効果的かつ効率的なOJT教育に成功した企業事例を紹介します。
事例1：日本クロージャー株式会社
日本クロージャー株式会社は、ペットボトルや瓶などの樹脂や金属のキャップおよび樹脂製品の製造販売を行っています。同社ではOJTを効率的に進められず、新入社員を待たせてしまい教育が進まないという課題がありました。
そこで現場教育システム『tebiki』を導入し、製造現場の作業を動画マニュアル化した結果、OJTで教える作業の7割は、新人が動画で理解して実践までできるようになり、OJTの手間を大幅に削減することに成功しています。
より詳しい取り組み内容は以下よりご確認ください。
新人OJTの７割を動画に置き換え。教育の手間を大幅に削減しました。
事例2：Geekly株式会社
IT、web、ゲーム業界専門の人材紹介事業を手がけるGeekly株式会社は、tebikiを活用して新人教育だけではなく、システム操作や管理業務などさまざまな業務を動画マニュアル化しています。
従来はOJT担当者によって教え方にバラツキがあり、新人の理解度に差が生まれてしまうことが課題でしたが、現場教育システム『tebiki』を活用することでOJTが動画による指導に統一され、従来の業務内容や品質のバラツキを解消しています。
より詳しい取り組み内容は以下よりご確認ください。
新人教育を時間を年3,700時間削減。トレーナーの教育時間が大幅に減り営業成績も向上
OJTで現場の人材を育成しよう！【まとめ】
この記事では、OJT教育でよくある課題の原因とその対策や、OJT教育を成功させるための効果的な取り組み方を解説しました。OJT(On the Job Training)とは、新入社員など業務未経験者に対して、実務を通して業務に必要な知識やスキルを教育することです。OJTのメリットとしては、実務を通して実践的なスキルを学べる、人間関係を構築しやすい、フィードバックを受けられる、外部講師を雇うなどの外注費用がかからない、OJT担当者の指導スキルがあがるの5つがあります。
一方でOJTは完全に現場主導であるケースが多く見受けられ、現場のOJT担当者の負荷が重くなりがちです。OJTの課題としては、トレーナーの余裕がなく中途半端になってしまうことやOJTという名の放置状態になってしまうこと、トレーナーによって指導にバラツキがあること、OJT担当者の通常業務に支障がでること、指導スキル不足によってOJT内容が伝わらないことが挙げられます。
現場のOJT負荷を低減する対策のひとつとして、OJTを動画に置き換えることが挙げられます。現場教育システム『tebiki』を活用することで、OJT教育の負荷が削減できればこれらの課題も解決できるでしょう。
現場教育システム『tebiki』の詳しい内容は、下記のリンクから資料をご覧ください。