わかりやすい操作マニュアルはどう作る？ポイントや無料ツールを紹介！

操作マニュアルとは、新人からベテランまで全員が機械などを同じ基準で使うための説明書のことです。

この記事を読んでいる方は、

「従業員に機械を正しく操作してもらい、事故やエラーを防いで効率的に作業させたい！」

「マニュアルを作成する際に利用できるテンプレートが知りたい！」

といった悩みを抱えているのではないでしょうか。

そこでこの記事では、操作マニュアルの定義や作成の流れ、わかりやすいマニュアルを作るためのポイント、操作マニュアル作成ツールの使用方法、動画マニュアルの有効性を解説します。

操作マニュアルは、新人からベテランまで誰もが使う重要なツールです。操作マニュアルを充実させて、良い現場環境を築き上げましょう。

操作マニュアルに課題を抱えている方は、動画マニュアルがおすすめです。参考にしてみてはいかがでしょうか？

操作マニュアルとは？

操作マニュアルとは、新人からベテランまでの全員が機械などを同じ基準で使うための説明書のことです。

操作マニュアルには機械やシステムの概要、使い方、トラブルの対処法などが詳細に記載されています。操作マニュアルがあることで、メンバー間での操作のばらつきや誤解を防ぎ、業務の質を均一化することが可能です。特に製造業では、機械やシステムの正確な操作が求められるため、操作マニュアルの存在は非常に重要です。

例えば、工場で新しい生産ラインが導入されたとします。新しい生産ラインの操作方法を全員が正確に理解していなければ、生産効率の低下や製品の不良が発生するリスクが高まります。このような状況を避けるために、操作マニュアルを参照しながら正確な操作を学ぶことが求められます。

他にも、操作マニュアルに従って業務を行うことで、無駄な動作や手間を省き、効率的な作業を実現できます。例えば、部品の組み立て方法がマニュアル化されていれば、それに従って作業を行うことで作業時間の短縮や品質向上が可能です。

操作マニュアルを作る流れ

操作マニュアルを作る流れとして、以下の手順が効率的です。

1. 誰向けに何の作業をマニュアル化するのか決める
2. マニュアルの構成を決める
3. 作業の詳細を記載する
4. マニュアルを活用する

誰向けに何の作業をマニュアル化するのか決める

操作マニュアルを作成する際、まずは対象となる読者と、何の作業をマニュアルに落とし込むのかを明確にすることが重要です。読者と目的を明確にすることで、マニュアルの方向性も明確になり、効果的なマニュアルを組み立てられます。

製造業の例で考えると、新入社員向けの機械操作マニュアルを作成する場合、内容は基本的な操作方法や安全に関する注意点が中心です。最初の段階で対象者と作業内容を明確にすることで、後の構成や詳細の記載がスムーズに行えます。

マニュアルの構成を決める

整理された構成のマニュアルは読む人にとって理解しやすく、実際の業務での活用度が高まります。そのため、マニュアルの構成を整理することは、効果性を高めるために不可欠です。

製造業の例でいえば、部品の組み立て手順や機械の操作手順などを各セクションごとに明確に分け、それぞれの手順の詳細を記載することで、現場の作業員が迷わずに作業を進めることが可能になります。

作業の詳細を記載する

操作マニュアルには、具体的な作業内容を詳細に記載することが求められます。作業の流れや手順を明確にすることで、作業の効率化やミスの防止につながります。

製造業の場合、部品の組み立てラインでの作業の流れや各工程での具体的な作業内容を詳細に記載することで、作業員が確実に正確な作業を行うことが可能となります。

マニュアルを活用する

マニュアルを作成しただけでは、望ましい効果が期待できません。

製造業の例で考えると、新しい製品の生産ラインでマニュアルにもとづいて作業を行うことで、生産効率の向上や品質の安定化を実現できます。また、マニュアルの定期的な見直しや更新を行うことで、常に最新の情報に基づいた作業が可能となります。

わかりやすい操作マニュアルを作る5つのポイント

わかりやすい操作マニュアルを作るポイントは以下の5つです。

• 操作内容を網羅的に記載する
• 図や画像を使用する
• 操作目的を記載する
• 危険作業を強調する
• ベテラン作業員の意見を取り入れる

操作内容を網羅的に記載する

操作マニュアルの主な目的は、新人からベテランまで正確な作業ができることです。そのため、作業漏れをなくすためにもマニュアルに操作内容を網羅的に記載する必要があります。

製造業の場合、機械の操作方法や安全手順の省略は重大な事故や品質の低下につながる可能性があります。そのため、操作内容は細かく、冗長表現を利用せずに記載することが求められます。

さらに、製品の組み立てラインでの作業手順を記載する際は各部品の取り付け順や使用する工具、注意点などを明確にし、作業者が迷わずに作業を進められるようにすることが重要です。

図や画像を使用する

マニュアル内にテキストだけでなく図や画像を使用することで、理解の助けとなります。

製造業の場合、機械や部品の形状、配置などを視覚的に捉えることでより早く正確に操作方法の理解が望めます。

例えば、部品の取り付け位置や方向を示す場合を考えてみましょう。テキストだけで説明するよりも、実際の部品の画像や図を使用して示した方が、作業者は視覚で迅速に理解し、ミスを避ける効果が期待できます。

操作目的を記載する

操作マニュアルには、単に「どのように操作するか」だけでなく、「なぜその操作をするのか」という目的も明記することが重要です。作業者が操作の背景や目的を把握することで作業方法の理解がしやすくなると考えられます。

製造業を例に挙げると、ある部品を特定の位置に取り付ける理由や特定の手順で検査を行う背景などを知ることで、作業者はその重要性を理解し、作業の質を向上させられます。また、「この作業をより効率的にするにはどこを改善すべきか？」といった提案も考えられるようになります。

危険作業を強調する

製造業では、機械の操作や化学物質の取り扱いなど、危険を伴う作業が多々あります。そのため、操作マニュアルでは危険作業を明確に強調し、作業者が十分な注意を払うように促すことが必要です。作業中に最優先すべきことは間違いなく「安全」です。危険な作業がある場合はマニュアルで強調して可視化するように心がけましょう。

例えば、高温の部品の取り扱いや特定の化学物質の使用方法など危険を伴う作業の際は、警告記号や色を使って強調し、必要な保護具の使用や注意点を明記することで、事故のリスクを低減させる効果が期待できます。

ベテラン作業員の意見を取り入れる

操作マニュアルの作成において、実際の現場での経験や知識を持つベテラン作業員の意見やフィードバックは非常に価値があります。ベテラン従業員は長年の経験を通じて多くの問題に接してきたため、ベテラン従業員の知見はマニュアルの質を向上させる上で欠かせないものです。

製造業の現場では、機械の微妙な操作感や特定の条件下での作業のコツなど、テキストだけでは伝えきれないノウハウが存在します。ベテラン作業員はノウハウを持っているため、積極的に意見を取り入れることでマニュアルをより実用に即したものにできます。

また、新しい作業員がマニュアルを参照する際にベテランのアドバイスや経験談が記載されていると、より信頼性が増し、実際の作業に役立つ情報として受け取ることができます。結果として、新入社員や未経験者も安心して作業を行えるようになります。

それでも「マニュアルが活用されていない…」「マニュアルの内容が伝わっていない…」「マニュアルを作成したり更新する時間がない…」などの悩みを抱えることもあるでしょう。そこでおすすめなのが、伝わるマニュアルを作成するための動画です。マニュアルを活用した現場教育を100社も支援してきた専門家が伝授するマニュアル作成方法の動画をぜひ参考にしてみてください。

【ツール別】操作マニュアルの作り方

操作マニュアルは普段使い慣れているツールで作成可能です。操作マニュアルの作り方をツール別に3つを紹介します。

• Wordで作る方法
• Excelで作る方法
• PowerPointで作る方法

Wordで作る方法

Wordで操作マニュアルを作成する場合には、以下の4つの手順を踏みます。

1. 見出しの活用
2. 画像や図の挿入
3. ページの区切り
4. ヘッダー・フッターの設定

見出しの活用

操作マニュアルを作成する際、見出しは非常に重要です。製造業の現場での作業手順は多くの場合、複数の工程に分かれています。

見出しを使用することで、それぞれの工程を明確に区切れるため、読み手にとっても理解しやすくなります。また、Wordの見出し機能を使用すると、後から目次を自動生成することも可能です。

画像や図の挿入

製造業の操作マニュアルでは、テキストだけでなく機械の操作部分の写真や図解も頻繁に使用されます。Wordでは、画像や図の挿入やテキストとの間の配置も自由に調整できるため、視覚的にも分かりやすいマニュアルを作成できます。

ページの区切り

マニュアルが複数ページにわたる場合、適切なページの区切りを設定することで、読み手が迷わずに情報を探せます。Wordの「ページ区切り」機能を使用すると、任意の位置で新しいページを開始できます。

ヘッダー・フッターの設定

製造業のマニュアルでは、ページ番号や日付、バージョン情報などを記載することが一般的です。Wordのヘッダー・フッター機能を使用すると、これらの情報を文書の上部や下部に簡単に追加できます。

Excelで作る方法

Excelで操作マニュアルを作成する場合には、以下の2つの手順を踏みます。

1. シートを分ける
2. 画像や図の挿入

シートを分ける

Excelを使用して操作マニュアルを作成する場合、各機械や装置ごとにシートを分けることで、必要な情報にすぐアクセスできるようになります。例えば機械の起動方法、停止方法、異常時の対処法などをそれぞれのシートに分けて記載することが可能です。

画像や図の挿入

Excelのセルにはテキストだけでなく画像や図形も挿入できるため、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成することが可能です。製造業の現場での具体的な例として部品の組み立て手順を示す際に、各部品の写真や組み立てる順序を示す矢印などの図形を使用して手順を明確に示せます。

PowerPointで作る方法

PowerPointで操作マニュアルを作成する場合には、以下の2つの手順を踏みます。

1. シートを分ける
2. 画像や図の挿入

シートを分ける

PowerPointはデザイン性の高い資料を作成でき、マニュアル作成ツールとしての利用が増えています。工場の機械操作手順や製品の組み立て手順など視覚的に伝えることが重要な情報をPowerPointを使用してわかりやすく伝えることが可能です。

Excelと同様に操作マニュアルを作成する場合、各機械や装置ごとにシートを分けることで、必要な情報にすぐアクセスできるようになります。

画像や図の挿入

PowerPointも同様に画像や図形も挿入できるため、わかりやすいマニュアルを作成することが可能です。

見やすい／わかりやすい操作マニュアルを作るには『動画』がおすすめ

製造現場では、複雑な機械や装置の操作を正確に行うことが求められます。しかし、文字だけでは実際の動きや手順の流れを視覚的に捉えることが難しく、紙の操作マニュアルは操作の細かなポイントやコツを伝えきれないことがあります。そこで、動画を活用することで、より直感的に操作方法を学ぶことが可能です。

なぜ操作マニュアルには動画がおすすめ？

動画は視覚的な情報を豊富に伝えられるため、操作の流れや細かなポイントを直感的に理解するのに適しています。作業を実際に行っている様子を見られるため、動画によるマニュアルは文字だけの説明よりも分かりやすく、実際の操作に即した学習が可能です。
また、動画による教育で指導内容が統一され、業務の効率化・最適化が実現できます。さらに、動画は繰り返し視聴できるため、自分のペースで学ぶことができます。

操作マニュアルを動画でかんたんに作るには『tebiki』がおすすめ

動画マニュアルのtebikiはスマホで撮影するだけで簡単にマニュアルが作成できるサービスです。音声認識システムが字幕を自動生成する機能や動画への図形挿入機能などが備わっており、伝わりやすい動画マニュアルを誰でも作成できます。

また、外国籍スタッフ向けに100カ国以上の言語に対応した自動翻訳機能も搭載されており、多国籍のスタッフがいる製造現場でも、言葉の壁を感じることなく操作マニュアルを共有することが可能です。

さらにtebikiでは「誰が」「いつ」「どのくらい」マニュアルを見たか、業務ができるようになったかが一目でわかる機能も搭載。教育の効果検証や習熟度の確認も簡単に行えます。

操作マニュアルをtebikiで作成した成功事例

動画によりわかりやすいマニュアルを整備した事例として、次の2社を紹介します。

• 大同工業株式会社
• 株式会社京急ストア

大同工業株式会社

大同工業株式会社は、1933年に自転車チェーンの製造会社として創業し、海外11カ国に拠点を持つグローバル企業です。

大同工業株式会社では、教育のバラつきが原因で業務手順が人によって異なるという我流化が起こり、業務品質のムラやヒヤリハットが増加していました。この問題を解決するため、大同工業株式会社は動画マニュアルtebikiを導入しました。

tebikiの導入により、マニュアル作成の工数が6割削減、教育工数の8割削減が実現し、動画による教育で指導内容が統一されたことで業務標準化にも成功しました。

大同工業株式会社は、tebikiの導入によって業務効率化や標準化、マニュアル整備に成功した好事例です。

参考元：製造業の技術部門の業務を動画で標準化。教育工数を8割削減し、業務の効率化・最適化も実現。

株式会社京急ストア

株式会社京急ストアは、スーパーマーケット事業、コンビニエンス事業、ドラッグストア事業、ショッピングセンター運営等、京急グループの流通小売業を行っている企業です。

株式会社京急ストアでは近年、外国人の採用数が増加し、言語の壁や文化の違いから従来の教育方法では十分な教育効果を得られませんでした。また、新店舗のオープンや新規採用時には日本語と外国語の両方での教育が必要となり、翻訳の手間や時間が増える問題が発生していました。

そこで株式会社京急ストアは、動画マニュアルtebikiを導入しました。tebikiの翻訳機能により、外国語のマニュアル作成や翻訳の手間が大幅に削減され、外国人採用者への教育が効率的に行えるようになりました。

また、トレーナーの人手不足という課題も、動画マニュアルの導入により解消されました。従来は、熟練者やトレーナーが直接指導を行う形が主流でしたが、tebikiを使用することで、動画を通じての教育が可能となりました。結果として、熟練技の伝達が平等に行えるようになり教育の質も向上しました。

参考元：3,000人の従業員に効率よく 精度の高い教育ができるのは「動画」だと考えました。

わかりやすい操作マニュアルで現場改善を【まとめ】

操作マニュアルとは、新人からベテランまでの全員が機械などを同じ基準で使うための説明書のことです。

マニュアルを作成する際の流れとしては、まず誰のため、何の作業のためのマニュアルを作成するのかを明確にします。次に、マニュアルの構成を決め、作業の詳細を具体的に記載します。そして、作成したマニュアルを実際の業務に活用してみましょう。

わかりやすい操作マニュアルを作成するためのポイントとしては、操作内容を網羅的に記載すること、図や画像を使用して視覚的に情報を伝えること、操作の目的を明確にすること、危険な作業を強調して注意を促すこと、そしてベテラン作業員の意見や経験を取り入れることが挙げられます。

また、操作マニュアルの作成に際し、WordやExcel、PowerPointなどの普段使い慣れているツールを使用すると便利です。

近年、操作マニュアルを動画で作成する事例も増えています。動画は視覚的に情報を伝えられるため理解が早く、特に外国籍採用が増える中での教育にも効果的です。中でも動画マニュアルtebikiは、動画マニュアル作成ツールとして高い評価を受けており、大同工業株式会社や株式会社京急ストアなど多くの企業で導入が進んでいます。

この記事で紹介したtebikiの資料は無料でダウンロード可能です。「操作マニュアルの作成工数を削減したい！」「教育工数を削減したい！」という方はぜひこの機会にtebikiの資料を無料でダウンロードしてみませんか？